§ 3 wskazuje rodzaje uprawnień i osoby lub podmioty, które mogą je posiadać.

1. Uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień

Jest to uprawnienie administracyjne.

Osoba posiadająca takie uprawnienie może:

·        nadawać innym osobom dostęp do KSeF;

·        nadawać dostęp innym podmiotom;

·        określać zakres dostępu;

·        odbierać wcześniej nadane uprawnienia.

Jest to uprawnienie szersze niż samo wystawianie lub pobieranie faktur.

Biuro rachunkowe nie powinno automatycznie otrzymywać tego uprawnienia, jeżeli nie jest ono potrzebne do wykonania umowy.

2. Uprawnienie do wystawiania faktur lub dostępu do faktur

Obejmuje czynności związane z fakturami:

·        wystawianie;

·        przeglądanie;

·        wyszukiwanie;

·        pobieranie;

·        dostęp do faktur sprzedaży;

·        dostęp do faktur zakupu.

W systemie technicznym uprawnienia mogą być rozdzielone lub skonfigurowane zależnie od funkcjonalności programu.

Dla biura rachunkowego najważniejsze jest ustalenie, czy ma ono:

·        tylko dostęp do faktur;

·        tylko prawo wystawiania;

·        oba rodzaje uprawnień.

3. Uprawnienie do samofakturowania

Samofakturowanie polega na tym, że fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy wystawia nabywca.

Art. 106d ust. 1 ustawy o VAT pozwala nabywcy wystawiać w imieniu sprzedawcy:

·        faktury sprzedaży;

·        faktury zaliczkowe;

·        faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług;

·        w odpowiednich przypadkach także faktury dotyczące dostaw od podmiotów zagranicznych.

Warunkiem jest zawarcie wcześniej porozumienia pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Porozumienie musi określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę.

Nadanie uprawnienia w KSeF:

·        nie zastępuje umowy o samofakturowanie;

·        nie tworzy samo w sobie prawa do samofakturowania;

·        jest tylko technicznym umożliwieniem wystawiania faktur w KSeF.

Przykład

Firma A sprzedaje towary firmie B.

Strony zawierają umowę, że firma B będzie wystawiać faktury w imieniu firmy A.

Firma A musi:

1.  zawrzeć porozumienie o samofakturowaniu;

2.  nadać firmie B właściwe uprawnienie w KSeF.

4. Uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA

Faktura VAT RR dokumentuje zakup:

·        produktów rolnych;

·        usług rolniczych

od rolnika ryczałtowego.

W przeciwieństwie do zwykłej faktury fakturę VAT RR wystawia nabywca, a nie rolnik.

Art. 116 ustawy o VAT określa dane faktury VAT RR, m.in.:

·        dane nabywcy i rolnika;

·        numery identyfikacyjne;

·        datę zakupu;

·        nazwę produktów lub usług;

·        jednostkę miary i ilość;

·        cenę jednostkową;

·        wartość nabycia;

·        stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;

·        kwotę zryczałtowanego zwrotu;

·        należność ogółem;

·        wymagane oświadczenie rolnika.

W KSeF nabywca może wystawić VAT RR po uzyskaniu uprawnienia od rolnika ryczałtowego. 

Kto może posiadać uprawnienia

Uprawnienia może posiadać:

·        sam podatnik;

·        osoba fizyczna wskazana przez podatnika;

·        biuro rachunkowe wskazane jako podmiot;

·        pracownik biura wskazany przez biuro;

·        osoba wskazana przez osobę posiadającą prawo zarządzania uprawnieniami;

·        przedstawiciel jednostki organizacyjnej;

·        nabywca w ramach samofakturowania;

·        nabywca produktów rolnych w przypadku VAT RR;

·        podmiot działający przez Peppol.

Podatnik jako właściciel uprawnień

Osoba fizyczna prowadząca JDG posiada uprawnienie właścicielskie z tytułu własnej tożsamości.

Może więc co do zasady:

·        wejść do KSeF we własnym imieniu;

·        zarządzać uprawnieniami;

·        wystawiać faktury;

·        pobierać faktury.

Spółka lub inny podmiot niebędący osobą fizyczną musi działać przez:

·        kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP;

·        osobę wskazaną w ZAW-FA;

·        inne osoby, którym nadano uprawnienia.

Art. 106c ustawy o VAT – organy egzekucyjne i komornicy

§ 3 odwołuje się do podmiotów z art. 106c ustawy o VAT.

Chodzi o sytuacje, gdy faktury wystawiają:

1.  organy egzekucyjne określone w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

2.  komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne.

Wystawiają oni faktury w imieniu i na rzecz dłużnika, gdy dokonują sprzedaży jego towarów w ramach egzekucji.

W takich przypadkach organ egzekucyjny albo komornik musi mieć możliwość wystawienia faktury w KSeF w imieniu dłużnika.

§ 4 – Elektroniczne nadawanie i odbieranie uprawnień

Uprawnienia nadaje się lub odbiera za pomocą oprogramowania interfejsowego, po sprawdzeniu, czy osoba dokonująca tej czynności sama posiada prawo zarządzania uprawnieniami.

Uprawnienie dla osoby fizycznej

Podaje się:

·        NIP albo PESEL;

·        imię i nazwisko;

·        rodzaj uprawnienia.

Jeżeli osoba nie posiada NIP ani PESEL, podaje się:

·        datę urodzenia;

·        numer i serię dowodu osobistego lub innego dokumentu;

·        kraj wydania dokumentu;

·        dane związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli podpis nie zawiera NIP ani PESEL.

UWAGA NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANY BŁĄD:

Przedstawiciel podatkowy – art. 18a ustawy o VAT

§ 4 wymaga wskazania, czy uprawnienie jest nadawane albo odbierane przedstawicielowi podatkowemu.

Przedstawiciel podatkowy to podmiot ustanawiany przez określonego podatnika zagranicznego, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

W określonych przypadkach podatnik zagraniczny ma obowiązek ustanowić przedstawiciela podatkowego.

Przedstawiciel odpowiada za wykonywanie w Polsce obowiązków podatnika, np.:

·        rozliczanie VAT;

·        prowadzenie ewidencji;

·        składanie wymaganych informacji;

·        wykonywanie innych obowiązków wynikających z ustawy.

Dla typowego klienta krajowego biura rachunkowego przepis zwykle nie będzie miał zastosowania.

Faktura podstawowa

Aby uzyskać dostęp przez kod weryfikujący, należy podać:

1.  numer faktury;

2.  NIP albo inny identyfikator nabywcy lub informację o braku identyfikatora;

3.  kwotę należności ogółem.

§ 8 przewiduje drugi sposób uzyskania dostępu do konkretnej faktury.

Trzeba podać:

1.  numer identyfikujący fakturę w KSeF;

2.  numer faktury nadany przez wystawcę;

3.  identyfikator nabywcy lub informację o jego braku;

4.  nazwę albo imię i nazwisko nabywcy lub informację o braku tych danych;

5.  kwotę należności ogółem.

Faktura może być wystawiona w KSeF, ale w określonych przypadkach nabywca nie odbiera jej bezpośrednio przez KSeF. Wtedy sprzedawca przekazuje mu fakturę w sposób uzgodniony z nabywcą.

Dotyczy to przede wszystkim:

1. Konsumenta

Osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Faktury konsumenckie mogą być wystawiane przy użyciu KSeF, ale konsument nie musi posiadać konta ani logować się do KSeF.

Sprzedawca przekazuje fakturę np.:

·        jako PDF;

·        w formie papierowej;

·        e-mailem;

·        przez panel klienta.

2. Nabywcy zagranicznego nieposługującego się polskim NIP

Może to być podmiot:

·        z innego państwa UE;

·        spoza UE;

·        nieposiadający polskiego NIP;

·        posługujący się zagranicznym numerem VAT.

Taki nabywca nie musi odbierać faktury bezpośrednio w polskim KSeF.

3. Nabywcy, który posiada polski NIP, ale nie posługuje się nim przy danej czynności

Przykładowo osoba prowadząca działalność może dokonać zakupu prywatnego jako konsument.

Jeżeli nie działa przy zakupie jako przedsiębiorca i nie podaje NIP dla tej transakcji, fakturę przekazuje się jej poza KSeF.

4. Innym nabywcom, którzy zgodnie z ustawą nie odbierają dokumentu przez KSeF

W tych przypadkach strony uzgadniają sposób przekazania faktury.

PDF albo wydruk nie jest drugą fakturą. Jest wizualizacją dokumentu znajdującego się w KSeF.